OPTIMIERUNG DER UNTERNEHMENSPROZESSE IN 7 SCHRITTEN
Schlecht geplante Abläufe kosten Zeit und Geld. Daher sind gut durchdachte Unternehmensprozesse ein wesentlicher Faktor für die Effizienz eines Unternehmens. In vielen Branchen spielt die Optimierung der Unternehmensprozesse eine wesentliche Rolle.
Prozessoptimierung im Unternehmen
In nur wenigen Schritten lassen sich Abläufe im Unternehmen verbessen. Diese werden wir kurz erklären.
- Bewusstsein schaffen
Für eine Verbesserung ihrer Prozesse im Unternehmen muss die entsprechende Bereitschaft geschaffen werden. Vor allem die Führungsebene hat hier eine wichtige Bedeutung, denn die Optimierung ist ein langfristiger Prozess, der die volle Unterstützung braucht.
- Verantwortlichkeiten festlegen
Um die Optimierungsmaßnahmen zum Erfolg zu führen ist ein Prozess-Verantwortlicher notwendig (z.B. Abteilungsvorstand). Auch eine eigene Prozessmanagerin oder einen eigenen Prozessmanager ist in größeren Unternehmen für diese Verantwortung sinnvoll.
- Analyse und Dokumentation des Ist-Zustands
Ein Prozess nach dem anderen wird nun bis ins Detail beobachtet und dokumentiert. Dafür konzentriert man sich in erster Linie auf die wichtigen Kernprozesse im Unternehmen. Einzelne Arbeitsschritte jener MitarbeiterInnen, die im Prozess beteiligt sind, werden detailliert niedergeschrieben und anschließend der Prozess mit seinen einzelnen Schritten in einem Flussdiagramm dargestellt.
- Festlegen von Zielen
Legen Sie realistische Ziele fest, die durch die Optimierung des Prozesses erzielt werden sollen (z.B. Kostenminimierung, Reduktion der Durchlauf- oder Wegzeiten)
- Optimierung des Prozesses
Nun werden die einzelnen Prozess-Schritte optimiert. Mögliche Verbesserungsvorschläge von beteiligten MitarbeiterInnen sollten berücksichtigt werden. Jeder einzelne Schritt wird, je nachdem welches Ziel definiert wurde, geprüft und überarbeitet. So arbeitet man sich Stück für Stück durch die Abläufe, bis zum Schluss der gesamte Unternehmensprozess optimiert ist.
- Etablierung des optimierten Prozesses
Nachdem die einzelnen Arbeitsschritte optimiert wurden, wird der neue, verbesserte Prozess etabliert. Ein wichtiger Punkt ist die Kommunikation mit Ihren MitarbeiterInnen. Da der alte Prozess verinnerlicht ist, kann eine Veränderung möglicherweise eine sensible Reaktion hervorrufen. Erinnern Sie sich hier noch einmal an den ersten Punkt und schaffen Sie das Bewusstsein für die Wichtigkeit dieser Maßnahmen.
- Evaluierung des Prozesses
Die Evaluierung findet statt, nachdem der neue Prozess einige Male durchlaufen konnte. Die Rückmeldung hinsichtlich Ihrer Ziele ist nun besonders wichtig. Es wäre auch möglich, dass nun weiteres Optimierungspotential auftaucht, welche in die nächste Evaluierung einfließen sollte. Der Optimierungsprozess wird so lang weiter optimiert, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.